Mediante el Decreto Legislativo Nro. 1536 se ha modificado diversos artículos del Decreto Legislativo Nº 1427, Decreto Legislativo que regula la extinción de las sociedades por prolongada inactividad, a fin de incorporar en él disposiciones adicionales relacionadas con la conservación de los libros, registros y demás documentación de las sociedades que se extingue
Respecto a las principales modificaciones tenemos las siguientes:
- Se señala como responsable de la custodia de los libros, registros y demás documentación a aquella persona que figura como gerente general de la sociedad o el administrador que haga sus veces con sus mismas facultades, con mandato inscrito vigente a la fecha en que se extiende la anotación preventiva, salvo cuando en dicha fecha no exista un gerente general o administrador con mandato inscrito vigente, en cuyo caso se considera al último inscrito.
En caso existiera más de un gerente o administrador con iguales facultades, es el último inscrito a la fecha de la anotación preventiva o el designado en primer lugar, en caso de que su mandato se hubiere inscrito en la misma fecha.
Si se hubiera designado a una persona jurídica en el cargo antes mencionado, es la última persona natural que la represente para tal efecto inscrita en el Registro de Personas Jurídicas de la SUNARP.
- El responsable de la custodia de los libros, registros y demás documentación de la sociedad que se extingue, debe conservarlos por un plazo de cinco (5) años, computado a partir del 1 de enero del año siguiente a aquel en el que se inscribe el asiento de extinción.
Cuando también sea de aplicación lo previsto en los numerales 7 y 8 del artículo 87° del Texto Único Ordenado del Código Tributario, referidos a “almacenar, archivar y conservar los libros y registros, llevados de manera manual, mecanizada o electrónica, así como los documentos y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias o que estén relacionadas con ellas” y “mantener en condiciones de operación los sistemas de programas electrónicos, soportes magnéticos y otros medios de almacenamiento de información utilizados en sus aplicaciones que incluyan datos vinculados con la materia imponible”, respectivamente, se debe aplicar el plazo que resulte mayor.